Rozsądna gospodarka finansowa i nadzór nad obiegiem gotówki to absolutna konieczność w każdym przedsiębiorstwie. Brak kontroli nad pieniądzem naraża firmę na utratę płynności, straty finansowe lub – co gorsza – popadnięcie w długi i ogłoszenie bankructwa. Konieczne jest więc zarządzanie finansami w taki sposób, by każda złotówka była wydawana w sposób przemyślany i zgodny z potrzebami przedsiębiorstwa. Nie inaczej jest w placówce medycznej, gdzie istnieje mnóstwo zagrożeń złego zarządzania finansami.
Zarządzanie finansami – co to jest?
Pod hasłem „zarządzanie finansami” kryje się tak naprawdę cały wachlarz pojęć, czynności i obowiązków. Najogólniej rzecz ujmując, są to wszelkie działania, w którym wykorzystuje się środki pieniężne. Do zarządzania finansami zaliczymy zarówno zadania teoretyczne, np. planowanie budżetu, jak również praktyczne, np. zakup artykułów medycznych. Zarządzanie finansami nie zawsze wiąże się z wydatkami, może to być także strategia działań mających na celu generowanie zysków, np. prowadzenie działań marketingowych. Umiejętne zarządzanie jest wręcz niezbędne nie tylko do utrzymania dobrej płynności finansowej, ale przede wszystkim do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności zatrudnienia. Co więcej – placówka medyczna musi być transparentna finansowo, by zdobyć zaufanie nie tylko fiskusa czy Ministerstwa Zdrowia, ale także świadczeniobiorców.
Różnice między dobrym a złym zarządcą
Osoba podejmująca się zarządzania finansami w placówce medycznej musi być z pewnością wykształcona pod kątem ekonomicznym. Dobrze jest znać podstawowe wskaźniki analizy finansowej oraz posiadać umiejętności z zakresu prognozowania trendów ekonomicznych. To jednak nie wszystko – liczą się także cechy charakteru, takie jak odpowiedzialność, skrupulatność, rzetelność i uczciwość. Dobry zarządca będzie wymagał potwierdzenia wydatku i wpływu każdej złotówki, jak i uzasadnienia takiego, a nie innego przepływu kapitału. Złemu zarządcy wystarczy, że cyfry po stronie przychodów będą wysokie – nie oznacza to jednak sukcesu, bowiem rozchody, czyli koszty mogą być jeszcze wyższe, a wówczas mówimy o placówce przynoszącej straty. Warto pamiętać także o znajomości branży – nie można przecież przepłacać za sprzęt medyczny czy oferować nieopłacalne dla placówki medycznej kontrakty pracownicze.
Zarządzanie finansami w placówce medycznej a efektywność
Zarządzanie finansami w placówce medycznej to szereg złożonych, nierzadko rozdrobionych części, które trzeba przeanalizować, a następnie zaproponować konkretne działania. Do tego używa się tzw. kamieni milowych i KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności. Kamienie milowe to istotne, osadzone w nadchodzących realiach czasowych zadania, które mają niebagatelny wpływ na funkcjonowanie placówki. Przykładem kamienia milowego może być zadanie poszerzenia oferty o usługi dermatologiczne do końca czerwca 2022 roku. KPI z kolei sposób badania efektywności, który można przyrównywać do siebie w określonych odstępach czasowych. Przykładem KPI będzie mierzenie poziomu umawianych wizyt do ortopedy na przestrzeni miesięcy styczeń – marzec 2020 i 2021 oraz porównanie danych rok do roku. Na tej podstawie możemy odpowiedzieć sobie na pytania, czy placówka działa efektywnie i czy przeznaczane środki nie są „przepalane” na mniej istotne kwestie.
Gdzie czyhają największe zagrożenia dla finansów?
Nawet najlepszy zarządca finansowy jest narażony na popełnienie błędów, które realnie zagrażają płynności finansowej placówki medycznej. Część pomyłek może być efektem tzw. błędu ludzkiego, jednak można też wskazać szereg zagrożeń zewnętrznych, niezależnych od zarządcy. Sytuacje, w których należy szczególnie uważać na kwestie zarządzania finansami, to:
- Zakupy medyczne – należy zadbać o to, by stosunek ceny do jakości wychodził możliwie najkorzystniej, bez przepłacania czy kupna zbędnych elementów;
- Kwestie kadrowe – tutaj kwestia dotyczy nie tylko tworzenia nowych stanowisk, ale także adekwatnych wynagrodzeń dla obecnie funkcjonującej kadry;
- Rozszerzenie działalności – przed tym przedsięwzięciem należy zrobić możliwie dokładne predykcje i oszacować, czy ruch ten będzie faktycznie opłacalny;
- Marketing medyczny – tak jak przy zakupach medycznych, tak i tu jest ważne „nieprzepalanie budżetu”, by reklama dawała wymierne i realne korzyści;
- Działanie konkurencji – jak w każdej branży, tak i tu konkurencja nie próżnuje, podejmując działania, by pozyskać nowych (w tym także Twoich) pacjentów;
- Zmiany w prawie – ustawodawca może w każdej chwili zmienić przepisy, które mogą być niekorzystne lub tylko warunkowo korzystne;
Umiejętne zarządzanie finansami to klucz do sukcesu
Sprawne zarządzanie pieniądzem w placówce to gwarancja stabilności, wypłacalności i płynności finansowej. Kwestie finansowe pojawiają się w niemal każdym momencie, a jedna decyzja może wywołać efekt motyla – pozytywny lub negatywny. Konieczne jest więc powierzenie tego zadania kompetentnej osobie, która zna się nie tylko na ekonomii w praktyce, ale także na bieżącym rynku. Konieczne jest także cykliczne raportowanie wyników, by na tej podstawie wyciągać wnioski i jeszcze lepiej zarządzać finansami. Tylko w ten sposób można zagwarantować bezpieczeństwo ekonomiczno-finansowe placówce medycznej, tym samym pozwalając na jej normalne funkcjonowanie.
