Nie można prawidłowo prowadzić przedsiębiorstwa bez odpowiedniego zarządzania dokumentami. Mowa tu zarówno o dokumentach finansowych, na przykład o fakturach kosztowych, jak i danych osobowych, na przykład o liście pacjentów. Przetwarzanie, obieg i archiwizacja dokumentacji to zadania na pozór łatwe, jednak mogą rodzić wiele potencjalnych problemów. Pomocny może się okazać Internet i programy do prowadzenia dokumentacji, a w dzisiejszym wpisie poruszymy i omówimy tę kwestię.
Digitalizacja i prowadzenie dokumentacji w Internecie
Życie w XXI wieku jest niezwykle dynamiczne, co szczególnie widać w dużych miastach i metropoliach. Wszystko chcemy mieć natychmiast, chcemy załatwiać sprawy „od ręki”, a wszelkie niezbędne rzeczy chcemy gromadzić w jednym, wygodnym miejscu. Niegdyś do tego celu służyły księgi, dzienniki i spisy – dziś od tego mamy płyty kompaktowe, pamięć podręczną czy pendrive’y. Od kilku lat szalenie istotną rolą pełnią cyberusługi dostępne w sieci, takie jak chociażby „chmury”, czyli zaszyfrowane w przestrzeni wirtualnej dane. Trend ten widać absolutnie wszędzie – na próżno szukać dziś księgowego, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej. Nie inaczej jest z branżą medyczną, która udostępnia swoim pacjentom aplikacje mobilne i portale informacyjne, a placówkom oferuje system sprawnego zarządzania dokumentacją medyczną.
E-dokumentacja medyczna – przywilej współczesności?
Do niedawna jeszcze wszystko musieliśmy załatwiać samodzielnie, podczas osobistej wizyty w placówce. Opcjonalnym rozwiązaniem była rozmowa telefoniczna z recepcją medyczną, jednak chyba każdy z nas doświadczył przeciążonej linii i nie mógł się dodzwonić do przychodni. Dziś wszystko możemy załatwić samodzielnie, bez wychodzenia z domu. Przykładem jest chociażby umówienie się na wizytę – wystarczy uruchomić aplikację, zalogować się do panelu pacjenta, znaleźć specjalistę i wybrać interesujący nas termin. Innym przykładem digitalizacji dokumentacji są recepty – coraz rzadziej wystawiane w formie papierowej, coraz częściej w postaci e-recepty. Wystarczy podać otrzymany przez lekarza kod, który wraz z numerem PESEL podajemy w najbliższej aptece i gotowe – leki zostaną nam wydane. Nie byłoby to jednak możliwe gdyby nie szereg udogodnień cybernetycznych i podłączenie do specjalnej sieci P1.
System P1 – co to jest i kto z niego korzysta?
Na pierwszy rzut oka nazwa w swojej tajemniczości może budzić niechęć, niepewność, a nawet lęk. Jednak nie ma się czego obawiać – P1 to odpowiednik systemu EHR, czyli Electronic Health Record (Elektroniczna historia zdrowia). Pozwala on na zalogowanie się do swojego Internetowego Konta Pacjenta, w skrócie IKP. Zapisywane tam są wszelkie medyczne informacje na nasz temat, które możemy odczytać z każdego urządzenia podłączonego do Internetu. Dowiemy się, kiedy przebyliśmy ostatni zabieg, kto opiekował się nami podczas danej choroby czy też ile razy i na co zachorowaliśmy w wybranym okresie. System P1 jest obligatoryjny dla wszelkich placówek medycznych od dnia 01.12.2020 roku, niezależnie od tego, czy są one prywatne, czy też publiczne. Przyłączenie do sieci P1 odbywa się na podstawie wniosku dostępnego na ministerialnej stronie, który składa w imieniu placówki jej właściciel lub koordynator.
Zalety prowadzenia dokumentacji medycznej w Internecie
Przyłączenie się do systemu P1, udostępnianie aplikacji mobilnych i prowadzenie dokumentacji medycznej online to szereg zalet. Wśród najważniejszych korzyści dla placówek wymienić można poniższe kwestie:
- Bezpieczeństwo dokumentów – specjalne szyfrowanie oraz konieczność personalnego logowania się zabezpiecza placówkę przed wyciekiem danych.
- Szybkość procesu – wprowadzanie informacji i ich administrowanie jest o wiele szybsze i wydajniejsze niż w przypadku papierowych egzemplarzy.
- Optymalizacja kosztów – jednorazowy wydatek związany z modernizacją placówki jest efektywniejszy niż ciągłe korzystanie z przestarzałych rozwiązań.
- Łatwość weryfikacji danych – każdy lekarz natychmiast zapozna się z kartą pacjenta, co zmniejsza ryzyko nieprawidłowego leczenia i ułatwia diagnostykę.
System P1 nie miałby racji bytu gdyby nie pacjenci, którzy także odczuwają korzyści z prowadzenia dokumentacji medycznej w Internecie. Wśród licznych benefitów tego rozwiązania można zaliczyć:
- Wygodny dostęp – do swojego konta pacjenta możesz zalogować się wszędzie i o każdej porze, wystarczy tylko urządzenie z bieżącym dostępem do Internetu.
- Łatwość obsługi – program IKP oraz aplikacje mobilne projektowane są tak, że każda osoba jest w stanie zalogować się i wykonać interesującą ją czynność;
- Brak dokumentacji – nie trzeba już wozić ze sobą teczek z historią leczenia do kolejnych medyków, odpowiednia osoba sama sprawdzi, jak przebiegała leczenie.
- Zachowanie poufności – system nie udostępnia ani nie przetwarza danych pacjenta innym podmiotom niż aktualnie uprawnione placówki medyczne.
Założenia systemu P1, jak i innych narzędzi do prowadzenia dokumentacji medycznej online jest bardzo proste. Chodzi przede wszystkim o zwiększenie bezpieczeństwa danych wrażliwych oraz danych osobowych pacjenta. Jednocześnie platforma powinna być łatwa w obsłudze dla każdego – zarówno dla administratora danych, jak i ich właścicieli, czyli pacjentów. To bardzo dobre rozwiązanie, które jest odpowiedzią na potrzeby i wyzwania współczesnego, coraz bardziej digitalizującego się świata.
